Tout d'abord, vous et votre client devrez signer un accord écrit où seront précisés la nature de l’achat et le budget maximum prévu. Cela constituera une preuve si toutefois votre client refusait ensuite de vous rembourser.
Vous devez facturer l’achat au nom de votre client en mentionnant ses coordonnées complètes (SIRET, TVA intracommunautaire, adresse du siège, etc). N’achetez pas en votre nom sinon le remboursement ne pourra pas se faire sous la forme de frais de débours.
La facturation des frais de débours se fait au centime près. Vous ne pouvez pas demander un remboursement d’un montant supérieur à celui de la somme avancée.
Conservez toutes vos preuves d’achat (factures, tickets de caisse…). Vous en remettrez une copie à votre client afin qu’il vous rembourse. Ces documents seront également à présenter en cas de contrôle.
Attention, toutes vos dépenses ne peuvent pas être considérées comme des frais de débours. Seules les sommes avancées pour le compte d'un client au cours d'une prestation sont susceptibles de faire l’objet de frais de débours.
Comme par exemple :
- de l'achat de matériel nécessaire à votre activité (outils, matériel informatique, etc.) ;
- des frais kilométriques (carburant, péage, etc.) ;
- de l'achat d'un produit en vue de sa revente ;
- des frais de repas ;
- des dépenses professionnelles (frais de téléphone, fourniture de bureau, etc.).
